Apresentações PowerPoint: erros comuns

Steve Jobs presentation

Steve Jobs – mestre das apresentações

Quando algum profissional precisa por algum motivo fazer uma apresentação, ele se dedica com todas as forças. Porém ele não entende por que o resultado final ficou tão aquém de suas expectativas. Seu pensamento lógico: realmente não sou profissional de PowerPoint.

Temos aqui uma meia verdade. Vamos falar dametade que ele (ou você) pode interferir diretamente e instantaneamente.

Todas as apresentações correm um mesmo roteiro. Vamos idealizar um exemplo de um médico que foi convidado a palestrar em um congresso de sua cidade sobre um tema específico que ele domina. Nós sabemos exatamente qual será o resultado dos slides (das telas) do PowerPoint. E as vezes nem um efeito transição as vezes tem.

Primeira atitude do médico é gravar a data do congresso em sua memória, e esta é a data que ele põe como limite para a apresentação estar pronta. Depois ele começa a pensar no que vai precisar colocar de informações, imagens e gráficos – o conteúdo. Finalmente, faltando uns 3 dias para o congresso, ele chega em casa pelas 20h da noite (após longa jornada de trabalho) e depois do jantar familiar ele começa. Abre o PowerPoint e ali insere textos (copy e paste de fontes ou outros documentos que tenha criado ou descoberto anteriormente), imagens (geralmente arquivo pessoal ou da internet/google), gráficos e tudo mais.

O que este médico não contava era com as variáveis que desconhecia. Variáveis como:

  1. O programa é altamente burocrático, precisa de muitos cliques para definir pequenos detalhes, a dinâmica lhe toma tempo precioso por slide
  2. o conteúdo que ele insere fica feio
  3. o slide parece ser pequeno demais para as informações
  4. o tempo passa e o cansaço atrapalha
  5. não há tempo para pedir ajuda, a quantidade de referências são vastas
  6. todo o conhecimento deve estar em lâminas, para facilitar a apresentação
  7. o trabalho se torna puramente “braçal” sem espaço para analisar o resultado

Os problemas se acumulam de tal forma que no final ele simplesmente acaba com um monstro de 65 slides cheio de conteúdo. Mas, ao se passarem as 3 noites em claro criando a apresentação, estará ele pronto para o grande congresso?

O que o médico não contava durante a apresentação no congresso:

  1. Ele não sabe exatamente o próximo slide, precisa “colar” olhando para a tela junto com a platéia
  2. estes segundos geram um silêncio constrangedor que vai minando sua tranquilidade
  3. a quantidade de informação por slide é gigantesca, deixando a platéia confusa
  4. esta mesma quantidade de informação compete com o apresentador, pois enquanto ele fala as pessoas já estão lendo o conteúdo muito mais rápido do que ele possa formular a linha de raciocínio
  5. não consegue perceber entusiasmo na platéia
  6. a apresentação está maior do que o tempo a ele dedicado
  7. algumas pessoas começam a bocejar, olhar o celular, conversar e até sair (casos extremos)

O que poderia ter salvado a pele do coitado médico, que deveria encantar com conteúdo e se tornou uma página a ser virada? Simples: planejamento e mão de obra qualificada.

Simplesmente se o médico se dedicasse a planejar o tamanho da apresentação, condensar o conteúdo, cuidar de cada slide como se fosse único (esteticamente), colocar alguns efeitos, transições, já teria um resultado muito acima do esperado.

A estética aliado à técnicas avançadas de apresentações são incríveis, olhe estas imagens:

Bill_Gates_X_Steve_Jobs_presentation

Bill Gates vs. Steve Jobs

Não precisamos destacar as diferenças, certo?

Venho trabalhando com apresentações institucionais e pessoais há mais de 4 anos, posso dizer que o relato acima representa mais da metade de todas apresentações que são criadas diariamente por aqui (onde posso presenciar pessoalmente). Alguns outros profissionais delegam à pessoas dentro de seu ambiente de trabalho. Pessoas estas que não dominam as técnicas de apresentação nem de montagem de um PPT (PowerPoint), mas apenas por trabalharem no RH, no marketing ou apenas por ser um jovem que “sabe mexer” no programa já o faz elegível para cumprir mais uma fatia da estatística de apresentações amadoras.

Agora muitas empresas estão acordando para esta realidade, procurando profissionais que buscam realmente potencializar seus conteúdos e fazer de cada apresentação mais uma oportunidade de deixar sua marca (positiva) num auditório, seja ele do tamanho que for. Não precisamos discorrer da máxima do mercado boca-a-boca.

“Um cliente satisfeito conta para 3 pessoas sobre a experiência positiva na sua empresa. Ao passo que um cliente insatisfeito relata para 11 pessoas sua experiência negativa.”

O médico do exemplo aqui é a empresa. E ele (ou você) não vai querer um auditório ou qualquer pessoa com sua imagem negativa, vai?

Se quiseres saber mais, comente ou entre em contato.

LPM    |    www.4circles.com.br    |    lpm@4circles.com.br

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